8 dolog, ami elengedhetetlen a hatékony munkavégzéshez

Végeláthatatlan túlórák, stressz, kiégés közeli állapotok – sokan éreztük már úgy, hogy megfulladunk a rengeteg munkában. Erre jó megoldás lehet, ha az esztelen gyártás helyett a hatékonyságra törekszünk, már csak azért is, mert így nemcsak mi, de a munkáltatónk is jól jár. Win-win.

Le a multitaskinggal

Sokan szeretjük magunkat abba a hitbe ringatni, hogy több feladatot is jól tudunk egyszerre végezni. Holott a multitasking nem mindenkinek megy, valójában csak nagyon kevesen képesek teljes elmélyüléssel több tevékenységre is koncentrálni. Így mialatt mi azt gondoljuk, sikeresen szlalomozunk a teendők között, valójában sokkal gyengébb minőségű munkát adunk ki a kezünkből, mintha csak egy feladatra koncentrálnánk. Az igazán hatékony emberek ezzel tisztában vannak, és minden munkafázisnak teljes és kizárólagos figyelmet szentelnek – így tudnak a legjobban összpontosítani, illetve a leggyorsabban megoldani az adott feladatot. Tudják, hogy a multitasking csak első ránézésre lehet jó megoldás, valójában rengeteg időt pazarlunk vele, és számtalan hibalehetőséget rejt magában, amit később korrigálni kell.

Delegáljunk

Rengeteg termékeny energia vész kárba azzal, hogy több munkát vállalunk magunkra, mint amennyit el tudnánk végezni. Ne azt a munkatársunkat tekintsük tehát példának, aki mindent elvállal, hogy lenyűgözze a főnököket, mert ő az, aki a végén hihetetlen sebességgel ég ki a munkahelyi stressz miatt. Ehelyett inkább delegáljuk a feladatokat, ha úgy érezzük, nem tudjuk őket a megfelelő pontossággal elvégezni. Senki nem fog minket kevésbé jó munkaerőnek tekinteni, ha szétosztjuk azokat a részfeladatokat, amiket mások nagyobb hatékonysággal és kevesebb idő alatt meg tudnak csinálni. Ez csupán az erőforrások helyes kiaknázása, nem pedig lustaság.

A megfelelő kommunikáció aranyat ér

Rohanó világban élünk, ahol minden perc számít, de a szavakkal spórolni még így sem kifizetődő. A megfelelő, pontos kommunikáción ugyanis rengeteg múlhat. Ne azzal akarjunk időt spórolni, hogy gyors, rövid e-maileket váltunk az adott munkáról. Hiszen azzal, hogy nem fejtjük ki, mit is szeretnénk pontosan, vagy hogyan képzeljük elvégezni az adott feladatot, a címzett – kevés információval a birtokában – akár félre is értheti az utasításokat, az elképzeléseinket. Mindig szánjunk időt arra, hogy szépen, kereken megfogalmazott mondatokkal fejezzük ki, amit szeretnénk. Lehet, hogy kicsit tovább fog tartani, de végül kevesebb hibalehetőséget rejt magában. De ugyanígy, egy telefonbeszélgetés előtt is érdemes megfontolni a mondanivalónkat, hogy az üzenet a lehető legpontosabban jusson el ahhoz, akihez kell.

Előre kitalált stratégia alapján felépített ütemterv

A modern kor emberének már minden lehetséges technikai eszköz a rendelkezésére áll ahhoz, hogy a lehető leghatékonyabban tudja beosztani az idejét. Mégis sokszor érezhetjük, hogy csak úgy elveszünk a feladatok sűrűjében, és hogy egyszerűen huszonnégy óra sem elég ahhoz, hogy mindennek a végére érjünk. A napirendünk kialakításánál ugyanakkor ne az új teendőkre koncentráljunk elsődlegesen, hanem azokra a feladatokra, amiket mindig az adott időben kell elvégeznünk, így például a gyereket elhoznunk az óvodából vagy a heti bevásárlást elvégeznünk. Ezeket tanácsos előre felírni a naptárba és hozzájuk igazítva rendezni a többi dolgot, nem pedig fordítva. Így több rugalmasságra is lehetőségünk lesz.

Mindennek legyen meg a maga helye

Az elveszett tárgyak kutatása – így a kulcsok vagy a hivatalos papírok utáni hajsza – sokszor értékes perceket rabol el az életünkből. Épp ezért mindennek alakítsunk ki saját helyet, ne sajnáljunk a rendszerezésre és a fontos iratok iktatására időt szánni – ez ugyanúgy igaz a munkahelyünkre és az otthonunkra is. Így ugyanis mindig tudni fogjuk, hová nyúljunk, ha valamire szükségünk van. Rendezzük felcímkézett mappákba a szerződéseket, a számlákat, de a különböző kulcsoknak is jó, ha külön tárolót jelölünk ki, és nem véletlenszerű helyekre tesszük le őket.

Ne pazaroljunk időt

A jó időbeosztás nagyon fontos a hatékony munkavégzéshez, ám sokszor észre sem vesszük, hogy mennyit tudjuk rabolni a saját értékes perceinket. Igyekezzünk mindig tartani magunkat a saját ütemtervünkhöz – ez ne csak egy-egy feladat elvégzésére legyen igaz, hanem a telefonbeszélgetéseinkre is. Munkaidőben törekedjünk arra, hogy ezek ne csevegések, hanem informatív beszélgetések legyenek. Segít, ha egy héten keresztül naplózzuk a tevékenységeinket, a telefonálásokat beleértve. Így pontosan látni fogjuk, mire mennyi időt veszítünk, és tudni fogjuk, hogyan lehet majd ezeket kevesebb időbefektetéssel lebonyolítani.

A pihenés életbevágó

Kimerülten és feszülten nem tudunk jó teljesítményt nyújtani, így elengedhetetlen, hogy a munka mellett önmagunkra, a pihenésre is kellő időt fordítsunk. Ezzel a korai kiégést és az azzal járó megbetegedéseket is elkerülhetjük. Munka után igyekezzünk azzal foglalkozni, ami kikapcsol és feltölt, hogy másnap újult erővel tudjunk nekilátni a feladatainknak. A rendszeres sportolás és a meditáció sokat segít abban, hogy elengedjük a napi stresszt, testben-lélekben megújuljunk, és harmóniába kerüljünk önmagunkkal. Ezt pedig a munkában is kamatoztatni tudjuk, nagyban növeli majd a hatékonyságunkat.

Világos tervek kellenek

Gyakran rengeteg erőfeszítést pazarolunk el azzal, ha nem rendelkezünk a célunk elérése felé vezető, egyértelműen körülrajzolt útvonallal. A hatékony emberek jól tudják, hogy a siker érdekében egy adott projektet kisebb lépésekre kell bontaniuk, és időt szánniuk a kutatásra, a pontos terv kidolgozására. Ha  félretesszük a türelmetlenségünket és előzetesen figyelembe vesszük a lehetséges kihívásokat, illetve a felelősségi köröket, azok egyértelmű irányt fognak adni, ami sokkal közelebb visz minket a célunkhoz.

 

Szöveg: F.R.

Fotó: Thinkstock

(inc.com)

Tudtad, hogy a legtöbb cikkünk fizetőkapu mögött van?

Regisztrálj, és nézz meg
5 előfizetői tartalmat
ingyen!